AUTOMAZIONE PROCESSI AZIENDALI: IL SISTEMA INTELLIGENTE CHE SI ADATTA ALLA TUA REALTÀ
L’automazione processi aziendali ti promette e permette velocità ed efficienza; poi il lavoro quotidiano si presenta con le sue eccezioni, urgenze e cambiamenti continui e, quello che doveva essere un acceleratore, diventa un ostacolo piuttosto rigido.
Partiamo da uno scenario reale, che probabilmente ti suona familiare: hai digitalizzato il processo di approvazione ordini e tutto funziona alla perfezione finché non arriva l’ordine urgente del cliente VIP per il quale si rende necessario saltare tre livelli di approvazione.
Come fare? Niente paura: Mendix ha pubblicato di recente, sul proprio blog, un articolo che evidenzia cinque funzionalità della piattaforma spesso poco conosciute, ma incredibilmente potenti, per gestire proprio queste situazioni. Scopri in questo articolo cinque funzionalità che trasformano l’automazione processi aziendali da “percorso obbligato” a “sistema intelligente che si adatta alla realtà”.
Vediamole nel dettaglio, con esempi concreti.
1. Jump-to activities
Nel mondo reale, i processi aziendali non sono mai lineari al 100%: il nostro caso di apertura, il cliente VIP che richiede un’approvazione veloce, oppure un fornitore strategico che necessita di un pagamento anticipato o, ancora, un ordine urgente che deve saltare alcuni controlli standard, sono tutte situazioni in cui un workflow rigido diventa un ostacolo.
La funzionalità Jump-to Activities di Mendix permette agli utenti autorizzati di far “saltare” il workflow a una specifica attività, gestendo le eccezioni senza compromettere il controllo del processo: ogni “salto” viene registrato e tracciato, mantenendo la compliance e la trasparenza.
Esempio pratico. In un’azienda manifatturiera, il responsabile qualità può far saltare direttamente alla fase di approvazione finale un lotto di produzione particolarmente urgente, bypassando temporaneamente i controlli intermedi che verranno comunque eseguiti in parallelo. Il sistema registra l’eccezione e notifica automaticamente il team di controllo qualità.
2. Workflow engine versioning
Uno dei maggiori ostacoli all’automazione processi aziendali è la paura di “corrompere” workflow attivi durante gli aggiornamenti. Il risultato? Processi obsoleti che continuano a girare per mesi perché nessuno osa toccarli.
Il Workflow Engine Versioning di Mendix risolve questo problema permettendo di aggiornare la logica dei workflow senza interrompere le istanze già in esecuzione. Le pratiche avviate con la vecchia versione continuano secondo le regole originali, mentre le nuove seguono automaticamente il flusso aggiornato.
Esempio pratico. Studio Tre SB SpA, azienda di servizi linguistici che ha digitalizzato i propri processi con Netribe Ultra, ha potuto modificare il workflow di gestione commesse per aggiungere nuove fasi di controllo qualità senza dover attendere la conclusione delle centinaia di progetti già in corso.
3. Admin pages
“Dov’è finita quella pratica?” È una domanda che probabilmente hai sentito almeno una volta questa settimana: senza visibilità sui workflow attivi, ogni ritardo diventa un’indagine investigativa.
Le Admin Pages offrono dashboard complete per monitorare tutti i workflow attivi, identificare colli di bottiglia, analizzare i tempi medi di completamento e intervenire manualmente quando necessario. Gli amministratori possono vedere esattamente dove si trova ogni istanza del processo, chi sta lavorando su cosa e dove si sono creati rallentamenti.
Esempio pratico. In un’azienda di logistica, il responsabile operativo può vedere in tempo reale tutte le spedizioni in gestione, identificare immediatamente quelle ferme da più di 24 ore e riassegnarle manualmente a un altro operatore, se necessario: il tutto senza dover chiamare mezza azienda o controllare decine di email.
4. System workflows
Non tutti i processi aziendali partono da un’azione umana: controlli schedulati, invii automatici di report, pulizie periodiche di dati obsoleti, sincronizzazioni con sistemi esterni sono tutte attività che devono essere eseguite regolarmente, in modo affidabile, senza intervento manuale.
I System Workflows di Mendix permettono una totale automazione processi aziendali che parte in base a eventi temporali o di sistema. Niente più script fragili o job schedulati fuori controllo: tutto è gestito all’interno della piattaforma con la stessa affidabilità e tracciabilità degli altri workflow.
Esempio pratico. Un’azienda finanziaria può automatizzare completamente il processo di invio report mensili ai clienti: ogni primo del mese, il system workflow genera automaticamente i report, li personalizza in base al profilo cliente, li invia via email e registra la consegna. Se un invio fallisce, il workflow notifica automaticamente il team di supporto.
5. Microflows nei workflow
L’integrazione dei Microflows nei workflow Mendix permette di inserire una logica personalizzata in qualsiasi punto del processo. I microflows possono eseguire calcoli complessi, interrogare database, richiamare API esterne e restituire risultati che determinano il percorso successivo del workflow.
Esempio pratico. In un workflow di approvazione fatture, un microflow può automaticamente verificare se l’importo supera la soglia di autorizzazione del richiedente, controllare il budget residuo del centro di costo, verificare lo storico del fornitore e decidere automaticamente se la fattura necessita di approvazioni aggiuntive o può procedere direttamente al pagamento.
Automazione processi aziendali: da dove iniziare
L’automazione processi aziendali non richiede di rivoluzionare tutto dall’oggi al domani. Il metodo più efficace è partire da un processo critico che tutti riconoscono come inefficiente, digitalizzarlo con l’approccio low-code, misurare i risultati e poi scalare lo stesso approccio ad altri ambiti.
Con Netribe Ultra e la piattaforma Mendix:
- mappiamo insieme i flussi più critici
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- trasferiamo tecnologia al tuo team interno per garantire autonomia futura.
L’automazione processi diventa così un percorso sostenibile di innovazione continua, non un progetto una tantum che si conclude con il deployment.
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Articolo ispirato da: “5 Workflow Features You Might Not Know Exist” pubblicato sul blog ufficiale di Mendix.